沈阳会议公司如何办好学术会议

2022-02-24  来自: 沈阳东鑫惠达会议服务有限公司 浏览次数:94

举办学术会议通常是提供一个学者学习科学前沿的交流平台,来参会的人员绝大多数为高校领导、教授、某学术界领域的领头人等等。学术会议是增加学校/个人影响力及知名度的一个重要窗口。所以对于如何办好学术会议是一件非常严谨的活。沈阳会议公司在这分享下统筹心得,希望可以为承办学术会议的团队提供有效的参考。

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(1)沈阳会议公司:会议经费预算

会议用到的经费支出主要包括会议室租赁费,会议用餐费,汽车租赁费(接站小车和摆渡大巴车),参会人员住宿补贴,论文集出版费,会议材料印刷费,文件袋,特邀专家咨询费,合影留念费,会场布置背景墙,代表证制作费,水果、茶叶等茶歇费,青年论文奖品等等。

会议的收入主要包括注册费,一般标准为1000元/人左右,研究生注册费减半,会议缴费人数并不代表参会人数,一般是会议参会人数的70-80%,其中特邀代表、本单位参会人员等都不会缴纳会议注册费。

会议经费来源主要有:一种情况是学院统筹安排一部分,协作单位赞助一部分,部分会议还有参展公司赞助一部分来落实;一种情况是向学校(或大单位)申请单独会议经费;还有一种情况是从学科经费、团队经费等专项经费中支出,如目前各学校的优势学科特色学科建设经费中都有举办会议的经费预算,部分科技创新团队、协同创新中心也有举办学术会议的经费预算。

(2)沈阳会议公司会议场地安排

举办会议的其中一个目的就是对学校进行宣传,所以举办会议的主会场安排在学校报告厅、图书馆合适,目前应该说大部分高校都设有学术会议中心,应该能够满足一些中等规模会议的要求。如果条件不具备或因规模太大则只能考虑将会议的住宿和分会场安排在校外酒店,但是建议会议开幕式还是安排在学校为好,这样便于与会代表对学校有一个直观的影响和认识。会议闭幕式安排在酒店进行较好,因为在会议尾声与会代表留下来的已经不多,而且很多代表会后即将返程,安排在酒店进行闭幕则方便很多。

校外酒店选择四级标准或准五星标准适当,因为这类酒店宽敞、舒适、干净,服务周到,而且价格也在与会代表的支付标准范围。

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