沈阳会议服务公司说说什么是会议服务?

2020-12-18  来自: 沈阳东鑫惠达会议服务有限公司 浏览次数:338

会议服务是指会场有一些从事现场服务的作业人员,一般被称为“会议官员”(conference officers)。这些人员要知晓外语,熟悉世界会议的程序,一般都经过培训。他(她)们好像做的都是一些具体服务作业,但却是确保会议顺利进行不可缺少的环节。世界组织的常设秘书处还设有专门负责会议服务(conference service)的部门,对会议官员有一整套严厉的要求。

一、会议开端前,负责与会人员的注册挂号,包含签到和收取代表证件、会议文件及纪念品等;

二、每次会议开端前,在进门处查看与会人员证件;会议开端后,将拍摄、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上;

三、迎接嘉宾,引导代表等至指定席位;

四、记载会议的进行过程及代表的讲话内容;

五、对要求讲话的代表进行挂号,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记载下代表的名字,所代表的组织及讲话顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排讲话时间,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求。

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六、在场内分发代表讲话稿、声明、提案草案、修正案稿等。讲话稿一般在该代表讲话期间分发,如稿件未到,可在主持人讲话小结时分发,或在下次会议开端前分发。为确保记载的准确性,如代表系临时讲话且有手稿,可在其讲话后向其暂借,仿制后随即退还;

七、沈阳会议服务公司随时准备供给必要的会议文件及有关材料,供评论时参看;

八、每次会议开端前查看灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求;

九、接听紧急电话并告诉所要求的通话人。会议厅室内的电话机一般只亮光而无铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话,以免干扰会场。

十、沈阳会议服务公司负责人要查看各类作业人员如同声传译舌人、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。

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